Welches sind die „Basics“ und die „Specials“ im Rahmen der Adressbearbeitung?


Der erste grobe Check der Original-Daten (Step 1) durch den Sachbearbeiter unmittelbar nach Eingang der Adressen umfasst als „Basics“ folgende strukturbetonte Kriterien (eine inhaltliche Überprüfung der Adressen/variablen Daten kann in diesem Zusammenhang oder zu diesem Zeitpunkt nicht erfolgen):

  • Sind die Daten zu öffnen/lesen? (Bei zahlreichen ähnlich strukturierten Daten erfolgen im ersten schnellen Check lediglich exemplarische Stichproben)
  • Entsprechen die Daten überschlägig dem angekündigten Umfang (Anzahl Adressen & Dateien)?
  • Sind in den Adressdateien Sonderzeichen / Umlaute (?, ß, ä, ö, ü, ..) lesbar?
  • Tauchen sonstige Probleme mit fremden bzw. nicht sauber transformierten (PC <> Mac) Zeichensätzen auf?
  • Enthalten die Daten alle notwendigen Informationen für die vorgegebene Verknüpfung von Datenbanken zu Layout-Daten/Templates und liegen diese in einheitlichen  Strukturen vor?
  • Sind die in den Templates/Serienbriefdokumenten definierten Schriften PC-kompatibel und verfügbar?
  • Sind die in den Templates/Serienbriefdokumenten vorgesehenen variablen Inhalte ausreichend „gekennzeichnet“?

Im Zuge der weiteren Bearbeitung (Step 2)  durch die IT-Spezialisten werden die Daten in den internen „Workflow“ überführt. Ein Eingriff in die Daten erfolgt hierbei nicht. Sofern dennoch Korrekturen/Anpassungen notwendig sind, erfolgt dies in enger Abstimmung mit dem Kunden und wird im Zuge der Freigabe überprüft. Unvollständige und augenscheinlich falsche Adressen werden ausgesteuert. Ausgesteuerte Daten werden auf Wunsch dem Kunden zur Verfügung gestellt.

Porto-Optimierung und Aufbereitung für verschiedene Versender (Deutsche Post, ASENDIA (ehemals Swiss Post), Austrian Post, postcon (ehemals TNT), .. ) werden standardmäßig bedient.

„Specials“ wie

  • Konvergieren unterschiedlicher gelieferter Adress-Strukturen in EINE normierte spaltenreine Liste
  • Überprüfen der Adressen auf postalische Korrektheit (Schreibweise und Zuordnung von Adresse zu PLZ & Ort) und ggf. deren automatisierter Korrektur mit Software-Tools der DPAG
  • Überprüfung der Zustellbarkeit der bereitgestellten Adressen
  • Konvertieren von Versalien in übliche Groß-/Kleinschreibweise
  • Prüfung auf Dubletten auf Kopf- oder Haushaltsebene (=Adresse)
  • Überprüfen von Adressbeständen gegen die Umzugsdatenbank der Deutschen Post AG
  • Überprüfen von Adressbeständen gegen die Verstorbenen-Datenbank der Deutschen Post AG
  • Anreicherung von Daten aus ergänzenden Referenztabellen
  • Negativabgleich gegen Sperrlisten (z.B. Robinson-Listen, Verstorbenen-Datenbank, .. )
  • Generierung von Korrespondenzanreden, die nicht automatisiert aus den üblichen  standardisierten Basis-Informationen wie Anredetyp (vertraut (privat bis freundschaftlich) / distanziert (geschäftlich, formell), klerikal, .. ), Geschlecht, Titel (wissenschaftlich / politisch / klerikal / Adel, ..) Vorname, Nachname hergeleitet werden können 

sind möglich und werden nach besonderer Absprache gegen Berechnung durchgeführt.

Sollte sich im Freigabeprozess nach erfolgtem Fein-Check herausstellen, dass Korrekturen im Bereich der variablen Daten notwendig sind, so erwarten wir i.d.R. kundenseitig überarbeitete Daten mit gleicher Struktur/Benamung NICHT als Ergänzung/Ersatz sondern grundsätzlich als vollständiger Austausch der „unvollkommen“ gelieferten Dateien.

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